Смета доходов и расходов НКО
Некоммерческая организация живёт по плану. Она собирает взносы, пожертвования и гранты не в общий котёл, а под конкретные цели, и заранее решает, сколько средств поступит и на что они пойдут. Этот план и называется сметой доходов и расходов. Для НКО смета — не формальность, а основной инструмент управления целевыми деньгами и главный документ, подтверждающий, что средства тратятся по назначению. Разберём, из чего она состоит, как её составить, утвердить и как она связана с учётом.
Что такое смета и зачем она нужна
Смета доходов и расходов — это финансовый план НКО на период (чаще всего на календарный год): в нём отражены источники поступлений и направления их расходования на уставные цели. По сути смета отвечает на два вопроса: откуда взять деньги и на что их потратить.
Для коммерческой компании аналог сметы — бюджет, но у НКО роль документа особая. Целевые средства имеют заданное назначение: жертвователь, грантодатель или учредитель передаёт деньги под определённые задачи. Смета фиксирует это назначение в цифрах и становится ориентиром, от которого нельзя отклоняться произвольно. Отсюда её ключевые функции:
- Планирование. Организация заранее соотносит ожидаемые поступления с расходами и понимает, хватит ли средств на проекты.
- Основание для расходов. Если расход предусмотрен сметой и соответствует уставным целям, он считается целевым.
- Контроль и отчётность. По смете сверяют факт с планом и отчитываются перед донорами и учредителями.
- Защита льгот. Целевые поступления не облагаются налогом на прибыль (статья 251 НК РФ) при использовании строго по назначению, которое задаёт смета.
Единого обязательного бланка сметы закон не устанавливает — форму организация разрабатывает сама. Но обязанность иметь финансовый план вытекает из закона № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»: по нему высший орган управления утверждает такой план и вносит в него изменения.
Структура сметы доходов и расходов
Смета строится из двух зеркальных частей. Доходная часть перечисляет источники целевых поступлений, расходная — направления их использования. В идеале плановые доходы и расходы сбалансированы, а под каждый источник видно, на какие задачи он расходуется.
В доходную часть включают:
- вступительные и членские взносы;
- добровольные пожертвования от граждан и организаций;
- гранты и целевые субсидии;
- доходы от разрешённой уставом приносящей доход деятельности;
- остаток целевых средств, не использованный в прошлом периоде.
Расходная часть, как правило, делится на две группы: расходы на уставные (программные) цели — проекты и мероприятия, ради которых создана НКО, — и расходы на содержание организации (административные): аренда, связь, зарплата аппарата управления, банк, бухгалтерия. Многие грантодатели ограничивают долю административных расходов, поэтому их выделяют.
Пример структуры сметы
Ниже — упрощённый пример годовой сметы небольшого фонда. Конкретные статьи и суммы каждая организация задаёт под свои проекты; это лишь схема.
| Статья | Сумма за год |
|---|---|
| Доходы | |
| Членские взносы | по плану |
| Пожертвования граждан и организаций | по плану |
| Гранты и субсидии | по плану |
| Остаток целевых средств на начало года | по плану |
| Итого доходов | |
| Расходы на уставные (программные) цели | по плану |
| Проекты, мероприятия, помощь благополучателям | по плану |
| Расходы на содержание организации | по плану |
| Зарплата аппарата, аренда, связь, банк, бухгалтерия | по плану |
| Итого расходов |
Смету удобно детализировать по отдельным проектам или грантам: под каждый источник со своими условиями — своя мини-смета. Так легко показать донору, что его средства ушли на оговорённые задачи.
Как составить и утвердить смету
Как правило, работа над сметой проходит несколько шагов:
- Оценить доходы. Собрать сведения об ожидаемых поступлениях: подтверждённые гранты, планируемые взносы, регулярные пожертвования, переходящий остаток средств.
- Спланировать расходы. Расписать нужное для уставной деятельности и разнести суммы по статьям — отдельно программные, отдельно административные.
- Сбалансировать план. Свести доходы и расходы так, чтобы траты были обеспечены источниками, а лимиты грантодателей по статьям соблюдены.
- Утвердить смету. Финансовый план утверждает высший орган управления — общее собрание членов, совет или иной уполномоченный уставом орган. Решение оформляется протоколом.
Утверждённая смета становится обязательным внутренним документом. Если в течение года приходит новый грант или сдвигаются проекты, изменения утверждают тем же порядком. Вносить правки «задним числом» без решения органа управления не стоит: именно утверждённая смета служит оправданием расходов.
Исполнение сметы, контроль и связь со счётом 86
Составить смету — половина дела; вторая — её исполнение. По ходу года бухгалтер сопоставляет фактические поступления и траты с планом и следит, чтобы расходы шли по предусмотренным статьям.
Здесь смета смыкается с бухгалтерским учётом. Целевые средства НКО учитывает на счёте 86 «Целевое финансирование»: по кредиту — поступления (доходная часть сметы), по дебету — их расходование (расходная часть). Фактически счёт 86 показывает исполнение сметы в цифрах, а аналитику по нему выстраивают по тем же статьям. Чтобы данные не искажались, целевые средства и приносящую доход деятельность разводят раздельным учётом — это отдельная тема.
Итоговую картину обобщает отчёт о целевом использовании средств (форма по ОКУД 0710006): сколько целевых средств поступило, на что израсходовано и какой остаток перешёл на следующий год. По сути это смета, развёрнутая по факту, — подробнее о самом отчёте стоит говорить отдельно. Для внутреннего контроля организация также составляет отчёт об исполнении сметы, сравнивая план и факт.
Частые ошибки
- Смета «для галочки». Документ, оторванный от реальных проектов, не помогает ни планировать, ни отчитываться.
- Расходы мимо статей. Трата, не предусмотренная сметой, рискует быть признана нецелевой со всеми налоговыми последствиями.
- Смешение программных и административных расходов. Без их разделения сложно уложиться в лимиты грантодателей.
- Отказ корректировать план. Своевременно утверждённые изменения сметы избавляют от вопросов при проверке.
Коротко о главном
Смета доходов и расходов — финансовый план НКО, который фиксирует источники целевых средств и направления их расходования на уставные цели. Она состоит из доходной и расходной частей, утверждается высшим органом управления, исполняется в течение года и отражается в учёте на счёте 86, а итог подводит отчёт о целевом использовании средств. Грамотная смета делает деятельность прозрачной и защищает налоговые льготы.
Если вы формируете смету впервые, готовите план под грант или хотите свести планирование и учёт целевых средств в единую систему, есть смысл разобрать вашу ситуацию предметно. Спокойно проконсультируйтесь с бухгалтером, который специализируется на НКО, — так смета станет рабочим инструментом, а не источником рисков.